Как максимально задействовать бесплатный функционал Trello для управления IT проектами

Многие недооценивают Trello, когда речь заходит о том, какую систему управления проектами выбрать. Да, у нее есть недостатки. Однако на Spark.ru был описан вполне удачный кейс взаимодействия команды с помощью инструментария Trello и Slack по методологии Scrum. Нужен был эффективный способ наладить работу внутри команды. У рассмотренного подхода 2 достоинства - он полностью бесплатный и позволяет организовать работу удаленных специалистов. О том, как это сделать, читайте в данном материале. ​Всем, кто любит экономить посвящается.Наступил момент, когда команда растет. Задач становится больше, но эффективность падает. Раньше кидали задачи в Telegram, сейчас это не работает — началась путаница.

Вот что мы сделали

Так как нам нужен контроль и четкая картина по проектам, мы внедрили систему Scrum. Для тех, кто в танке, Scrum — это методология управления проектами, которая построена на принципах тайм-менеджмета. В этой статье мы поделимся способом планирования благодаря сервису Trello. Но сначала расскажем о нашем пути. Главной задачей было настроить идеальную работу по проектам, чтобы минимизировать ситуации по срыву дедлайнов и устранить проблему со сломанным телефоном. В начале нашего пути мы выбрали Яндекс.Трекер. Яндекс предлагает свой мессенджер Ямб для пользователей Трекера, что показалось довольно интересной фишкой. Но возникла проблема, мессенджер не загружался и не устанавливался на некотрых компьютерах. В трекере мы не могли проследить полноценный процесс работы по проекту и этапы по нему. Через 3 месяца Яндекс запросил абонентскую плату и отключил трекер. А работать-то надо!

Бумажный вариант

У нас есть стена, на которой мы приклеиваем листы с нашими целями. Теперь, если мы их отклеим, то придется перекрашивать всю стену. Это тот вариант, в котором мы просто засоряли бы стену офиса стикерами и т.д.Тут тоже есть минусы: - На это мы будем тратить много стикеров, которые будут отклеиваться и теряться.- У всех разный почерк, стена станет грязной.- Некоторые наши сотрудники работают на удаленке и они не имеют доступ к стене в офисе, чтобы просмотреть задачи.

Электронный вариант

Мы искали сервис, который будет удовлетворять все наши потребности. Выбор небольшой. 1.Basecamp.Тот же самый треккер. К сожалению, к Scrum не имеет никакого отношения. Агентства и студии любят этот сервис, но для нашей системы он не подошел. Сервис на английском языке, это путает. https://youtu.be/BA5CcOchyCo 2. Asana.Хороший сервис, думали останосится именно на нем. Но за использование полезных фич потребовали плату. Нам этот вариант не подошел, мы скупердяи. Сервис крутой, в нем есть система аналитики, подойдет для Scrum. Но нам не понравился интерфейс. Нам хотелось сделать доску, как у команды “Пегий Дудочник” из сериала Кремниевая долина. https://youtu.be/DT7WitmwcNI 3. Trello. Решили взять Trello. Мы были с ним знакомы, но пришла идея настроить Scrum через доски и карточки. Основные функции бесплатны, это важно, мы же скупердяи, помнишь;)Плюс мы нашли дополнительный виджет в хроме для диаграмм Ганта. Это супер крутая фича для менеджеров. Минус — ты не видишь ответственного за проект. Но за проект ответственны менеджеры, должности прописаны в Trello и при этом мы знаем их в лицо. Короче, это был самый подходящий для нас вариант.

Как мы настроили Scrum

Мы определились, что будем делать доски отдельно для каждого проекта. Внутри каждой доски-проекта, менеджер создает следующие колонки:

• Общая — в нем будут находиться все задачи по проекту.
• To Do — задачи на спринт, которые мы переносим из общей колонки (СПРИНТ — 1 рабочий день)
• In Progress — задачи, к которым приступил исполнитель.
• On Review — просмотр реализации проекта.
• Committed — отработка комментариев.
• Testing — задачи, которые тестируются.
• Done — выполненные задачи.

К каждой задаче ставим метки. Мы определились с категорией к каждому цвету. Оранжевый — это все задачи, которые относятся к дизайнерам. Красны— к программистам и т.д. В процессе реализации, мы переносим задачу из колонки в колонку. Благодаря этому мы видим работу по проекту. Каждый менеджер может открыть проект и вникнуть в процессы всех дел.

Slack следит за нашей работой

Мы ушли от Telegram и перешли на Slack. Теперь общение по рабочим моментам идет только через него. Благодаря нашему боту по имени Robi, который следит за успеваемостью, мы проговариваем утром и вечером список всех наших проработанных задач.

Его задача спрашивать и собирать информацию. Он задает простые вопросы: «Чем собираешься заняться?» «Какие у тебя планы?» «Все ли тебя устраивает?»

Включили функцию учета времени. Robi задает вопрос: «Во сколько ты сегодня пришел/ушел?» и сотрудник пишет время своего прихода/ухода.

Многие недооценивают Trello в эффективности построения работы. Но я расцениваю его, как самый успешный и удобный инструмент для работы Scrum. От чего мы отказались сразу и не пожалели, чему мы научились?

• Аналоговый Scrum, со стикерами и испорченной стеной.
• Все задачи должны быть собраны в одном месте.
• Единый внутренний мессенджер в компании.
• Все должно быть наглядно.

Источник: SPARK